Oświadczenie o liczbie zatrudnionych osób za 2025 r.

Przedsiębiorcy wykonujący transport drogowy powinni pamiętać o zbliżającym się terminie złożenia corocznego oświadczenia dotyczącego liczby osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Obowiązek ten wynika z art. 7a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1490 z późn. zm.) i dotyczy wszystkich podmiotów posiadających ważne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Oświadczenie za 2025 rok należy złożyć do 31 marca 2026 r. Termin ten jest nieprzekraczalny i dotyczy przedsiębiorców, którzy na dzień 31 grudnia 2025 r. posiadali ważne zezwolenie.

 Przedsiębiorca zobowiązany jest do przedłożenia:

• oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych (bez względu na formę zatrudnienia) według stanu na 31 grudnia 2025 r.,

• informacji o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych – niezależnie od podstawy prawnej współpracy – wykonujących operacje transportowe w 2025 r.

W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia wszystkich kierowców realizujących przewozy na rzecz przedsiębiorcy – zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, jak i współpracujących w oparciu o umowy cywilnoprawne czy prowadzących własną działalność gospodarczą.

Adresatem dokumentu jest organ właściwy (dysponent danych) – czyli organ, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub do którego zostało ono przekazane.

Jeżeli zezwolenie wydał Główny Inspektorat Transportu Drogowego i nie zostało ono przekazane do starostwa, oświadczenie należy złożyć elektronicznie:

• poprzez formularz dostępny na platformie ePUAP,

• dokument trafia bezpośrednio do systemu KREPTD,

• w formularzu należy wskazać rok 2025,

• oświadczenie musi zostać podpisane elektronicznie (profil zaufany lub podpis kwalifikowany).

Jeżeli z przyczyn technicznych nie ma możliwości przekazania dokumentu bezpośrednio do systemu KREPTD, można skorzystać z systemu e-Doręczeń lub przesłać dokument w formie papierowej na adres właściwego urzędu.

W przypadku gdy zezwolenie wydało starostwo lub urząd miasta (w tym tzw. „50-latki”, które uzyskały dodatkowe zezwolenie lokalne), oświadczenie należy przekazać do właściwego starostwa lub urzędu miasta – nie do GITD.

 Warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:

• obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców posiadających ważne zezwolenie – także jednoosobowych działalności gospodarczych,

• właściciel firmy, który sam wykonuje przewozy jako kierowca, uwzględnia siebie zarówno w liczbie osób zatrudnionych, jak i w średniej liczbie kierowców,

• należy wykazać wszystkie osoby wykonujące przewozy – bez względu na formę zatrudnienia lub współpracy,

• dokument należy złożyć w oryginale poprzez właściwy kanał komunikacji (nie należy przesyłać skanów e-mailem ani składać tego samego oświadczenia wieloma drogami),

• w przypadku działania przez pełnomocnika należy dołączyć pełnomocnictwo oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej,

• jeśli oświadczenie składane jest do starostwa lub urzędu miasta, nie należy przekazywać jego kopii do GITD.

Coroczne oświadczenie stanowi element weryfikacji spełniania wymogów prowadzenia działalności transportowej. Prawidłowe i terminowe złożenie dokumentu pozwala uniknąć wezwań do uzupełnienia braków formalnych oraz ewentualnych postępowań administracyjnych.

Z uwagi na krótki termin oraz elektroniczną formę składania dokumentów, przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej przygotować dane dotyczące zatrudnienia – w szczególności liczby kierowców wykonujących operacje transportowe w 2025 roku.